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送別会を成功させるために押さえておくべきポイント

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青と白を基調にしたプレゼント箱

送別会や壮行会は、新しい門出を祝う大切なイベントです。幹事を任された場合は、スムーズな段取りで心に残るような会にしたいものです。和やかな雰囲気で楽しく相手を送り出してあげるために、送別会の準備や当日の進行について解説します。

1.送別会の準備

電話をする女性

これから送別会をするにあたってまず大切なのは、送別会の準備です。準備がしっかりできていないと、送別会の段取りは上手くいかず、せっかくのイベントが失敗に終わってしまう可能性もあります。

とはいえ、どんな準備が必要なのかわからないという方も多いでしょう。送別会の準備の流れやポイントについてご紹介します。

◆案内状

送別会を開く際には、送別会の開催を知らせる案内状が必要になります。案内状というと仰々しく感じてしまうかもしれませんが、実は送別会において案内状というのはとても大切な役割があるのです。

まず、会の内容を参加者に通知します。どのような目的で開かれる会なのか、主催者は誰なのか、いつ、どこで開催されるのか、費用はどれくらいかといった情報を掲載します。

この時、送られる人や迎えられる人である会の主役には、招待状という形式をとるため、参加費用は伏せておきましょう。送別会や壮行会は、主役となる方を送り出す会なので、主役の方から参加費をもらうのは非常に失礼で、マナー違反に当たります。

また、案内状は出欠のお知らせも兼ねています。参加希望の返信の方法や締め切りも記載しておきましょう。締め切りまでの期日をしっかり決めておかないと人数が定まらないので、料理の選定やプレゼントの予算などに影響が出ます。

送別会の案内状を送る際には、出欠の有無を尋ねる場合や宿泊を伴う送別会の場合は、早めに案内状を出すのがマナーです。

案内状は必ずしも手紙の形式である必要はありません。メールでも構いませんし、職場の掲示板に送別会の告知ポスターを掲示するという方法もあります。

案内状には、主役となる人の氏名や部署が分かるようなタイトルを付け、送別会の会場、日時、会費を明記します。この時、会場の地図などを載せるとわかりやすくておすすめ。最後に、出欠の締め切りと幹事の連絡先を掲載すれば、送別会の案内状の完成です。

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◆会場の決定

送別会の準備で最も重要なのは、会場の選定です。会社関係の送別会の場合は、会社の近くのレストランや料亭に予約をするのが一般的ですが、会社の会議室を使って出前を取って立食形式のパーティーにするという場合もあります。

参加人数や予算など、様々な面を考慮して会場を決定しましょう。

予算を決めるためには、まず飲食の有無が重要なポイントになります。きちんとしたお店で送別会を開催する場合は、やはりそれだけ予算も必要になりますが、会社の会議室を利用して軽食のみの気軽な送別会なら、予算を抑えることができます。

また、送別会の費用が会社負担になるのか、参加者負担になるのかという点と、費用の負担は男女同額にするかという点も予算に影響するので、最初にしっかり決めておきましょう。

予算が決まったら会場を選びますが、何を選ぶポイントにするかを決めると会場の候補が絞りやすくなります。ステージとマイクがあるところや、余興などで多少騒いでも大丈夫なところなど、送別会の雰囲気を予想しておきましょう。

また、料理の種類や店の雰囲気なども会場選びには大切です。予算も会場も、必ず会社の責任者の承認を得てから決定するようにしましょう。これまでお世話になった方に感謝の気持ちを込めて、素敵な会場を選ぶのも幹事の腕の見せ所です。

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2.送別会のプログラム

花束

送別会のプログラムを作成する前に、まず全体の流れをしっかり決めておきましょう。余興や花束贈呈などのイベントをどこに持ってくるか、順番はとても重要です。

しっかり段取りや演出を考えて、思い出に残る和やかな送別会のプログラムを組み立てましょう。

◆開会の挨拶・乾杯

送別会の最初は、司会者による開会宣言から始まるのが一般的です。司会者が主役の氏名や役職と共に開会宣言を行い、主役の上司に当たる方が主役の略歴や人柄について経歴紹介し、会の趣旨を説明します。
乾杯の挨拶も兼ねているため、あまり挨拶が長引かないよう事前に打ち合わせをしておくといいでしょう。

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◆食事

乾杯の後は食事と歓談が始まります。立食形式の送別会の場合は、歓談の時間は30分程度を目安にすると、会の進行がスムーズです。

余興がある場合は、食事や歓談のタイミングに合わせて行います。

送別会の余興で人気なのは、退職者のこれまでの軌跡を紹介するスライドショーなどです。

入社から退職までの職歴を写真やエピソードを交えてユーモラスに仕上げたスライドショーは場の雰囲気も和やかになり、これまでの思い出話に花が咲くでしょう。社内で親しい人にエピソードを聞いて盛り込んだり、結婚などの私生活でのイベントも加えると、より主役の方の人物像が伝わりやすくなります。相手に失礼にならない程度に笑いを混ぜて紹介するのがポイントです。

余興を行う際は、事前にどんな余興になるのか担当者にしっかり確認しておきましょう。余興の失敗でありがちなのが、内輪受けのネタで一部の人だけ盛り上がったり、周囲が不快になったりするような悪ノリをしてしまうという事です。

また、事前に打ち合わせをしていても、余興までに飲みすぎてしまうトラブルもあります。主役や上司が不愉快に感じないよう、余興の内容は事前にチェックして、楽しい送別会になるようにするのが大切です。

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◆プレゼント贈呈

プレゼント

プレゼント贈呈は、送別会の山場ともいえる大切なイベントです。プレゼント贈呈の前に、送る側から主役の方に向けて挨拶を行います。挨拶が済んだらすぐにプレゼントを渡すのがベストなタイミングなので、プレゼントの用意についてはしっかり打ち合わせをしておきましょう。

プレゼント贈呈のタイミングは、送別会の余興が終わってから、閉会の30分前を目安に行うのがいいでしょう。

プレゼントを渡すのは、主役が一番かかわりのあった方や上司、後輩など、仲の良い縁の深い関係の相手にお願いしましょう。プレゼント贈呈は、花束と記念品を贈るというケースが多いようです。ただ、男性の一人暮らしの場合は花束をもらっても花瓶もなく飾るところに困るという方もいます。

また、プレゼントは主役の方が持って帰りやすいように、あまり大きすぎるプレゼントは避けた方が無難です。名前入りの高級文房具やギフト券など、かさばらないもので価値があるプレゼントを選ぶとスマートです。

やはり、せっかくプレゼントを贈るなら、相手に喜んでもらえるものが一番です。相手の立場や生活環境に合わせたプレゼント選びをする事で、相手にも喜ばれます。

プレゼント交換が終わったら、主役の方の挨拶をもらい、いよいよ送別会も閉会です。主役の方は緊張しているケースが多いので、幹事の方でタイミングを計って挨拶の声かけをしてあげるのがいいでしょう。

主役の挨拶が終わったら、最後に主役の方のこれからの門出を祝って、手締めを行います。基本的に送別会の手締めは三、三、七拍子の三本締めですが、最近では一本締めをするという会社も増えています。

手締めの方法は会社や地方によって違うので、幹事をする場合はこれまでの会社の送別会での形式をしっかり調べておきましょう。過去に幹事をした方にアドバイスをもらっておくのもおすすめです。

最後に、閉会の挨拶と二次会の案内をして、送別会は終了です。もし二次会を行う場合は、二次会の内容や場所をしっかり伝えておきます。送別会の司会や幹事は、なかなかゆっくりできませんが、主役となる方を送り出すのに尽力した頑張りは、間違いなく伝わるはずです。

送別会の司会進行は、初めての方にとってはかなりプレッシャーを感じる、大きなイベントでもあります。送別会を成功させるためには、事前準備や当日のプログラムをしっかり立てておくことがとても大切です。プレゼントの選び方や挨拶の仕方など、幹事としての知識を身に着けておきましょう。

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3.まとめ

グラス

送別会や壮行会は、会社の一大イベントです。幹事はもちろん、司会やスピーチを頼まれた場合もきちんと事前に準備をしておきましょう。

職場によっては外国人の仲間を送り出すことがあるかもしれません。そういった場合は、英語のスピーチを考えておくと、主役の方により一層感謝の気持ちが伝わります。また、英語でのメッセージカードなどを作って贈呈するのもおすすめです。これまでお世話になった方に感謝の気持ちを込めて、参加者全員で素敵な思い出を作れる会を楽しんで下さい。

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